6 Elektronisches Terminmanagement (S. 61-63)

Die elektronischen Terminplaner enthalten Ordner für Kalender, Aufgaben, Kontakte – und E-Mails. Das ist der Unterschied zum klassischen Terminplanbuch. Schriftverkehr, Büroorganisation und Ablage waren in der Papierwelt getrennte Bereiche. In der elektronischen Welt arbeiten sie Hand in Hand, ja nahezu gleichzeitig. Das treibt die Komplexität der Aufgaben voran und verschärft das Tempo der Arbeit.

Auf der anderen Seite macht das elektronische Arbeiten richtig Spaß, denn es geht schnell und – nach einer gewissen Einarbeitungszeit – leicht von der Hand (oder Maus). Sie tragen Ihre Termine in die Tagesansicht des Kalenders ein. Aufgaben sammeln Sie in der tabellarischen Aufgabenliste, um sie bei der Tagesplanung als Termine mit sich selbst in den Kalender zu integrieren. Das sind die Regeln des Zeitmanagement.

In Kapitel 5 ist diese Methodik ausführlich dargestellt. Ein großer Vorteil der elektronischen Terminplaner ist es, dass sie die Übertragungsarbeit von Aufgaben zu Terminen mit drag &, drop sehr einfach und zeitsparend gestalten. Das Ändern von Terminen ist ein Kinderspiel. Auf Mausklick stehen zudem verschiedene Kalenderansichten für Tag, Woche, Monat zur Verfügung. Und Sie können sich an Termine wie an Aufgaben erinnern lassen. Dennoch gibt es einige Hürden zu nehmen beim elektronischen Terminmanagement. Die Programme erklären sich nicht von selbst. Zwei Programme wetteifern um die Vorherrschaft: MS Outlook und Lotus Notes. Beide arbeiten recht unterschiedlich, bewegen sich aber aufeinander zu wie die neuen Versionen MS Outlook 2007 und Lotus Notes 8.0 zeigen.

Neu in MS Outlook 2007

Neue Merkmale wurden geschaffen, um das Miteinander von Eingang und Ausgang, von Bearbeitung, Terminierung und Überwachung überschaubarer zu machen. Outlook 2007 setzt auf mehr Symbolik. Wenn Sie einen Termin, eine Aufgabe, eine E-Mail oder einen Kontakt öffnen (Doppelklick), schauen Sie auf eine völlig neu gestaltete Menüleiste mit vielen Symbolen. Dieselbe Systematik findet sich in Word, Excel und Powerpoint wieder.

Tatsächlich gewöhnt man sich schnell an die symbolische Darstellungsweise, die sehr viel Information auf wenig Raum zusammenbringt. MS Outlook 2007 setzt auf mehr Farbe, um Termine, Aufgaben, EMails und Kontakte zu kategorisieren, d. h. unter einem Thema zu bündeln. Es stehen 25 (!) Farben zur Verfügung, denen Sie eine Kategorie zuweisen können. Beispiel: Vorstand dunkelrot. Akquise lila. Training rot.

Das Farbband zieht sich über die ganze Breite des Formulars einer E-Mail, eines Kontaktes, einer Aufgabe, eines Termins immer im geöffneten Zustand. Ziel ist es, über visuelle Merkmale die Überschaubarkeit zu erleichtern. MS Outlook 2007 erweitert die Symbolik für die Nachverfolgung in Intervallen (Fähnchen für Heute, Morgen, Diese Woche), nicht nur bei E-Mails, sondern ebenso bei Kontakten und Aufgaben. Für Termine natürlich nicht, denn einmal im Kalender eingetragen, werden Termine eingehalten! Oder?